Tanto si estás empezando un nuevo proyecto, como si ya tienes funcionando tu empresa, una de las herramientas con las que trabajarás a diario será una suite ofimática. Tienes muchas alternativas en el mercado, pero hoy, voy a hablarte de la que yo personalmente utilizo a diario y te recomiendo: G Suite.
G Suite es el servicio de Google que te proporciona todos sus productos con tu nombre de dominio personalizado. Aunque es cierto que puedes usar una cuenta de Gmail para utilizar todas las Google Apps asociadas a la cuenta, hay varios motivos por los que dar el salto a G Suite. Te cuento los más importantes:
Transmitirás una imagen profesional
La principal característica de G Suite es puedes utilizar tu dominio. Por lo tanto, vas a poder enviar y recibir tus emails directamente en la bandeja de Gmail. Además, con un único usuario de G Suite, puedes añadir alias de correo ilimitados por lo que puedes tener info@tudominio.com, hola@tudominio.com o todos los que necesites en una sola cuenta. Esta característica va a dotar a tu proyecto de una imagen mucho más profesional.
Porque, aunque hay forma de hacer esto mismo en una cuenta de Gmail convencional a través de los alias de correo, siempre vas a necesitar esa cuenta de Gmail “puente” para acceder al resto de servicios. Por lo que cuando compartes un archivo en Google Drive o un álbum en Google Fotos, el destinatario recibe una notificación de tu cuenta de Gmail. Pero si tienes una cuenta de G Suite, las notificaciones que recibe el usuario al que compartes dicha información se envían con tu dominio. Este detalle, puede hacer que seas percibido por tus clientes como un proyecto más profesional que cuida todos los detalles.
Tendrás todo lo que necesitas en un mismo sitio
Te parecerá una tontería, pero hasta que no empiezas a trabajar en serio con G Suite no te das cuenta de la ventaja que supone tener todos los emails, calendarios, documentos, etc. en un mismo sitio y que todo esté interconectado. Y ya no hablamos solo de comodidad, que también, sino de la rapidez con la que puedes realizar todas las tareas. Lo bueno de G Suite, es que no hay nada instalado en tu ordenador. Tan sólo necesitas un navegador para trabajar. Y si utilizas Google Chrome entonces hasta el propio navegador se integrará con el resto de aplicaciones de G Suite. Esta ausencia de aplicaciones instaladas en tu equipo, y que todo esté en la nube, hace que todo funcione más rápido. Con un sólo click, Google Docs; con otro click, Google Sheets; con otro, Google Slides… muy rápido y muy eficaz.
Trabajarás en equipo de forma real
Si trabajas en equipo habitualmente te vas a sentir identificado enseguida. ¿Cuántas veces has recibido por email el mismo archivo de Excel en el que cada miembro del equipo ha hecho sus correspondientes cambios y al final tienes 15 versiones del mismo archivo? ¿Te ha pasado? ¿A que sí? Y al final, es un lío macabeo…
Con G Suite pueden trabajar varias personas a la vez en el mismo documento.
Bien, pues tanto si sólo estás tú solo en tu proyecto como si tienes un equipo de trabajo, con G Suite la colaboración es real (de verdad). Todos los miembros del equipo pueden trabajar sobre el mismo archivo, incluso a la vez. Esto hace que el archivo siempre sea el mismo, y ya no haya distintas versiones del mismo. Pero lo mejor de todo, es que G Suite te permite ver el historial de cambios que se han hecho y recuperar un estado anterior si lo necesitas ¿no es genial?
Guárdalo todo en Drive y compártelo
Una de las ventajas de tener una cuenta G Suite es su espacio de almacenamiento en Google Drive. Con una cuenta de Gmail gratuita tienes solo 15 Gb de almacenamiento para toda la cuenta (Gmail, Drive, Fotos, etc.). Con tu cuenta de G Suite, y en función del plan que contrates, vas a tener desde 30 Gb, 1 Tb o almacenamiento ilimitado para todos tus archivos. Esta característica hace que puedas tener los archivos de todos tus proyectos guardados en Google Drive.
Con G Suite podrás almacenar todos tus archivos y compartirlos de forma fácil.
¡Piénsalo! ¿Dónde pueden estar más seguros que en Google Drive? ¿En tu ordenador? ¿En un disco duro? ¿Qué pasa si tu ordenador se estropea? ¿Si se te cae al suelo tu disco duro? ¡Te quedaste sin nada! Por muchas copias de seguridad que hagas de tus datos, nunca vas a llegar a la redundancia de copias que hace Google de tu cuenta G Suite. Y si necesitas más seguridad, tienes múltiples opciones para configurar la seguridad de tu cuenta G Suite. Por lo que si quieres puedes “blindar” el acceso tus datos.
Pero la mejor característica, no es guardar todos tus datos (que también), sino el hecho de poder compartirlos con un solo click. Olvídate de adjuntar archivos en tus correos o utilizar servicios como WeTransfer. Sólo crea el enlace y envíaselo a la persona que quieras para que pueda acceder a dicha información. Fácil, cómodo y profesional. Recuerda que tú siempre vas a tener el control sobre la información que compartes y el nivel de acceso que quieres dar.
Trabajarás desde cualquier lugar o dispositivo
Pasa muchas veces. La inspiración te suele pillar desprevenido. Y cuando se te ocurre una idea, no tienes el ordenador a mano para trabajar sobre ella. Con G Suite, no te volverá a pasar nunca. La ventaja de tener todo en G Suite es que es accesible desde cualquier lugar y dispositivo. Esta característica hace que trabajar sea mucho más cómodo. Puedes trabajar desde cualquier lugar, incluso si no tienes conexión a Internet… ¡De verdad! Cuando no tienes conexión, puedes abrir un Google Docs y trabajar sobre él en modo ‘sin conexión’. Cuando el dispositivo se vuelva a conectar, hará la sincronización con tu cuenta y con el resto de dispositivos. ¡Magia!
Ahorrarás dinero y tiempo…
Por último, vamos con el tema precios, para ver si realmente merece la pena. En líneas generales, hemos visto los servicios y ventajas que ofrece G Suite, pero ¿cuánto cuesta?
Planes de precios de G Suite.
Como ves, existen tres planes de precios, Basic, Business y Enterprise. En realidad, la característica que los diferencia es el almacenamiento que tendrás en la cuenta. Para el plan de 4€/mes tienes una cuenta con 30 Gb de capacidad. Con el plan de 8€/mes tienes 1 Tb de almacenamiento. Pero si hay 5 o más usuarios para el mismo dominio, la capacidad de almacenamiento pasa a ser ilimitada. Y el plan de 23€/mes, está pensado para grandes empresas e incluye opciones de gestión y control de la información más avanzadas. Por lo que para un proyecto que empieza, el plan de 4€ o 8€ es más que suficiente. Lo que supone un desembolso anual de 40€ o 96€ respectivamente. Ahora bien, ¿compensa?
En mi opinión, compensa más que de sobra. Si tienes en cuenta que con G Suite, no vas a tener que pagar ninguna licencia de algún software como puede ser Microsoft Office. Con este punto ya estás ahorrando entre 69€ y 99€ al año del coste de la licencia. Pero si a esto añades lo que te vas a gastar en discos duros o dispositivos de copia de seguridad, ya estás pagando al año más de lo que te cuesta la cuenta de G Suite.
También ahorrarás tiempo. Y te hablo desde la experiencia de su uso diario. Tener todo en la nube, al alcance de cualquier dispositivo y lugar y con posibilidad de compartirlo con un click, te ahorra unos cuantos minutos en cada ocasión. Minutos que pueden convertirse en horas al mes con el uso de G Suite.
…y dolores de cabeza
Pero lo que te va a quitar de raíz son los dolores de cabeza por la seguridad de tus datos. Te olvidarás de hacer copias de seguridad de tus archivos para mantenerlos a salvo de virus, troyanos, hackers, etc. Porque si algún día, alguien consigue hackear al propio Google todo dará igual… ¡porque el fin del mundo estará a punto de llegar! 😛
Bromas aparte, como habrás visto, en el post de hoy te hablo de una herramienta que yo uso a diario, y por eso te la recomiendo. Cada semana iré revisando distintas herramientas y aplicaciones que me facilitan la vida cada día y que creo que también podrán ser de utilidad para ti. En ningún momento encontrarás ningún enlace de afiliado, ni me llevo ninguna comisión por ello. Hoy te he hablado de G Suite desde mi propia experiencia de uso y creo que puede serte también de gran utilidad. Y ahora, ¿cómo lo ves? ¿Seguirás utilizando tu cuenta de Gmail o darás el salto a G Suite? ¡Cuéntamelo! Y si tienes alguna pregunta sobre cómo puede ayudarte G Suite en tu proyecto o quieres sugerirme alguna herramienta o aplicación que conozcas no dudes en contactar conmigo. ¡Soy todo oídos! 😉
