Si las tareas del día se comen el tiempo que tienes para dedicarle a tu proyecto… Quizá deberías probar Plan, el software que unirá tu lista de tareas y tu calendario para siempre.
¿Cuántas veces has rellenado una lista de tareas y no la has completado? ¿Cuántas veces tienes anotado que hacer en tu calendario y no recuerdas cual es la siguiente tarea que tienes que apuntar?
Si has probado múltiples técnicas de productividad y todas ellas al final han acabado minando tu propia productividad, hoy vemos Plan, un SAAS con el que podrás tener organizadas y calendarizadas todas tus tareas de un sólo vistazo. ¡Veamos cómo funciona!
¿Qué es Plan?
Si alguna vez has usado una lista de tareas, su principal desventaja es que cuando apuntas todas tus tareas en ella, en realidad estás haciendo solamente eso, apuntarlas. Pero en ningún caso estás reservando tiempo para hacerlas. Y es por esto, por lo que la mayor parte de las aplicaciones de tareas fracasas. Porque sí, está muy bien saber cuales son tus tareas pendientes, pero si nunca decides cuándo vas a hacer cada una de las tareas, todas ellas seguirán pendientes por tiempo indefinido.
Si miramos desde otra perspectiva, siempre puedes acudir a tu calendario (te recomiendo Google Calendar por su simplicidad y su sincronización entre dispositivos). Pero aquí, el problema no es agendar cada tarea, sino acordarse realmente de todas las tareas que tienes pendientes de hacer.
Por lo que al final, siempre acabas teniendo dos puntos de información. Uno para almacenar el listado de todas tus tareas pendientes y otro tu propio calendario, en el que vas bloqueando tiempo para cada tarea. ¿Problema entonces? Pues que si la constancia no es una de tus virtudes, al final tu sistema de productividad acaba fracasando por algún lado.
Plan ha detectado este problema y ha unido lo bueno los dos sistemas que veíamos más arriba. Plan es un completo software as a service con el que podrás gestionar todos tus proyectos, listas, tareas y eventos de forma cómoda y visual, uniendo una completa lista de tareas con tu calendario de Google. Con lo que siempre conseguirás tener todas tus tareas en un sólo lugar para ir programándolas en tu calendario.
Además de la interfaz web, dispone de aplicación para iOs y Mac, y próximamente también para Android.
¿Cómo funciona Plan?
Si mientras leías, te has sentido identificado en algún momento con la situación que he descrito, es porque seguramente seas un potencial usuario de Plan.
Para comenzar a usarlo, no tienes más que acceder a su web, y hacer click en el botón Sign up de la esquina superior derecha.
Una vez hayas completado este paso, tan sólo debes iniciar sesión con tu cuenta de Google para registrarte en Plan. Este paso es necesario, ya que la aplicación sincroniza la información de tus tareas con tu calendario de Google.
Cuando ya estés registrado, su funcionamiento es muy sencillo. Plan funciona con los siguientes tipos de información:
Tareas
Las tareas serían la unidad básica de información. Puedes añadir tareas y subtareas. Puedes añadirlas a listas de tareas o a proyectos. O si trabajas en equipo, asignarlas a un miembro de tu grupo de trabajo.
Añadir tareas en Plan es muy sencillo.
La diferencia principal con respecto a cualquier aplicación de lista de tareas, es que en Plan, una vez que tienes definidas tus tareas, puedes arrastrarlas a tu calendario para definir qué día y qué hora vas a realizar esa tarea. Por tanto, en ese momento, estás bloqueando tiempo para realizar dicha tarea, y si eres fiel a tu calendario, terminarás haciéndola en la fecha y hora que te hayas marcado.
Esta diferencia es la que a mi juicio, y por las semanas que llevo probando Plan hace que la productividad mejore, ya que en todo momento tienes la perspectiva del listado de tareas, pero por otra parte también puedes ir colocando las tareas pendientes en tu calendario para hacerlas de una vez por todas.
Eventos
La vinculación de Plan con Google Calendar te permite agendar eventos o reuniones como harías directamente desde el calendario de Google. Esto es así para evitarte tener que cambiar de aplicación para asignar una reunión con un cliente, por ejemplo.
Agenda tus reuniones o eventos directamente en Plan y deja que los sincronice automáticamente con Google Calendar.
Listas
Si estás acostumbrado a manejar tus tareas pendientes con listas, en Plan puedes seguir manteniéndolas. Puedes ver tus tareas en formato de lista o en formato Kamban, como tú prefieras.
Ordenas todas tus tareas por listas y personalízalas como quieras.
Proyectos
Pero si estás habituado a trabajar con proyectos que simultanean sus tareas a la vez, Plan te permite asignar tus tareas, subtareas y eventos en función de los proyectos que tengas creados.
Añade proyectos y controla todas sus tareas pendientes desde un único panel.
Además, la herramienta de informes de Plan te permite hacer el seguimiento de cada uno de los proyectos, así como el tiempo que llevas invertido en ellos. Lo que con el paso del tiempo te permitirá presupuestar con mayor precisión proyectos de similares características.
Equipos
Y por último, tanto si trabajas tú contigo mismo, como si tienes un equipo de colaboradores, podréis utilizar esta herramienta de forma conjunta. Asignando tareas entre los miembros del grupo y sincronizando los calendarios de todos los miembros del equipo.
Agrega a los miembros de tu equipo para poder asignarles tareas y fechas.
Resumiendo…
Como ves, Plan es una herramienta de productividad que recoge todas las características buenas del resto de aplicaciones disponibles en el mercado y las fusiona para que a partir de ahora tu sistema de gestión de tareas y calendarios sea Plan.
Lo mejor de todo es que Plan, en su tarifa personal (válido para un sólo usuario) es gratis y completamente funcional. Por lo que si quieres probarla, y evaluar su impacto en tu productividad, puedes hacerlo sin ningún tipo de limitación.
Descubrí Plan por casualidad hace unas cuantas semanas. Y en este tiempo de uso, a mi me ha servido para mantener a raya todas las tareas y subtareas de los múltiples proyectos que tengo abiertos en paralelo. Si te animas a probarla, contacta conmigo para comentar que tal te ha funcionado en tu caso. O si tienes alguna herramienta que te gustaría que probase, ¡soy todo oídos! Y ahora te dejo… que el tiempo de mi próxima tarea empieza en mi calendario… 😉
