Si consideras que la atención al cliente es fundamental en tu tienda online… realizar una buena gestión de pedidos es vital. Aprende todas las opciones que te brinda WooCommerce.

Una vez que has configurado todos los aspectos de tu tienda online con WooCommerce ya puedes empezar a vender tus productos o servicios. Y aunque la parte más técnica, con todas sus configuraciones, ya la has dejado atrás, ahora empezarás una nueva etapa en la que tienes que afrontar la gestión de tu tienda online. Por eso hoy vamos a ver cómo gestionar los pedidos que recibas en WooCommerce.

Lo primero de todo, para ver una lista de todos los pedidos de tu tienda sólo tienes que hacer click en WooCommerce > Pedidos.

Listado de pedidos en WooCommerce
Listado de pedidos en WooCommerce.

A medida que tus usuarios vayan realizando sus compras se irán almacenando en este listado de pedidos. Quizás, al principio no necesites las opciones de filtrado, pero cuando tengas varios cientos de pedidos, necesitarás una forma de filtrarlos para encontrarlos fácilmente.

Para ello, WooCommerce te permite filtrar los pedidos por el estado en el que se encuentran. Al hacer click en cada uno de los siguientes enlaces, el listado mostrará únicamente los pedidos que tienen dicho estado:

Los filtros de estado te permiten clasificar los pedidos por el estado en el que se encuentran
Los filtros de estado te permiten clasificar los pedidos por el estado en el que se encuentran.
  • Completado: el pedido y el pago se han recibido correctamente. No requiere de ninguna acción por tu parte, salvo aquellos procesos de post-venta que tengas implementados en tu proyecto.
  • Pendiente de pago: si el usuario escoge como forma de pago una pasarela automática como Stripe o Paypal, en el momento en el que hace click en el botón Pagar el pedido el pedido pasa a estar pendiente de pago. Lógicamente, si todo va bien, este estado durará unos pocos segundos hasta que el pago se completa, pasando el pedido de nuevo al estado procesando o completo si el producto es físico o digital, respectivamente.
  • En espera: si el usuario escoge como forma de pago la transferencia bancaria, el pedido quedará en estado de En espera. El pedido queda de esta forma esperando a que el usuario haga la transferencia. Es por ello que tú como administrador de la tienda deberás consultar el extracto de tu cuenta bancaria y comprobar que se ha hecho de forma correcta. Una vez hechas todas comprobaciones, deberás cambiar manualmente el estado del pedido a Procesando o Completo según corresponda.
  • Procesando: el pedido y el pago se han recibido correctamente, el artículo se ha descontado del inventario y la orden está a la espera de completar el proceso por parte del administrador. Normalmente, este estado se utiliza cuando tus productos requieren labores de empaquetado y envío.
  • Cancelado: el pedido, que estaba Pendiente de pago ha sido cancelado por el administrador o por el cliente. El artículo del pedido se vuelve a contabilizar en el inventario.
  • Reembolsado: el importe del pedido (o parte de él) ha sido devuelto al usuario por parte del administrador de la tienda.
  • Fallido: el pago ha fallado o ha sido rechazado por tu pasarela de pago.

Del mismo modo que puedes filtrar pedidos por su estado, también puedes filtrar por una fecha específica a través del desplegable Todas las fechas o filtrar por un cliente específico con el buscador Buscar un cliente….

El filtro por fecha o por cliente te permite buscar un pedido en un rango de fecha o por un cliente en concreto
El filtro por fecha o por cliente te permite buscar un pedido en un rango de fecha o por un cliente en concreto, respectivamente.

Detalles de un pedido

Una vez que hemos visto cómo manejar el listado de pedidos, llega el momento de trabajar con un pedido determinado. Para ello, no tienes más que hacer click sobre el ID de pedido para entrar en la página de Detalles de pedido.

En el detalle del pedido encontrarás toda la información relativa al pedido de tu cliente
En el detalle del pedido encontrarás toda la información relativa a la compra de tu cliente.

Dentro de los Detalles de pedido encontrarás los detalles generales, de facturación, de envío y todo lo que necesitas saber sobre un pedido concreto.

Notas del pedido

En la columna de la derecha encontrarás las Notas del pedido, en las que WooCommerce va comentando todos los sucesos relacionados con un pedido.

Las notas del pedido documentan todos los procesos automáticos y manuales por los que pasa el pedido de un cliente
Las notas del pedido documentan todos los procesos automáticos y manuales por los que pasa el pedido de un cliente.

Las notas de color morado corresponden con información relativa al pago que se ha producido en tu pasarela de pago. Si por ejemplo, alguna vez necesitas buscar un cargo de Stripe, el ID almacenado en las notas del pedido te permitirá hacerlo de forma fácil y rápida. Y a su vez, en las notas del pedido también encontrarás cuando se producen los cambios de estado de tu pedido.

Por otra parte, además de las notas que genere tu pasarela de pago, también dispones de dos tipos de notas adicionales:

Las notas de color gris se corresponden con notas privadas. Estas notas son realmente útiles cuando quieres compartir alguna información del pedido con tu equipo. Por lo que las notas privadas solo son visibles desde la página de Detalles del pedido y el cliente no tendrá conocimiento de ellas.

Las notas de color azul se corresponden con las notas al cliente. Estas notas sirven para comunicar alguna información al cliente con respecto a su pedido. Una vez añadas una nota al cliente, ésta se enviará automáticamente al cliente por correo electrónico. Por lo que pueden ser realmente útiles para comunicar algún retraso o problema al cliente sin tener que salir del Escritorio de WordPress.

Acciones del pedido

Si vendes productos físicos que requieren manipulación, empaquetado y envío, el desplegable de Estado se convertirá en una de tus herramientas diarias.

A través del desplegable de Estado puedes actualizar el estado del pedido de tu cliente
A través del desplegable de Estado puedes actualizar el estado del pedido de tu cliente.

Cuando has terminado todo el proceso que conlleva el envío de un producto (lo has dejado en la oficina de Correos o ha sido recogido por tu empresa de logística) deberás cambiar el estado del pedido para notificar a tu cliente que su pedido ha sido enviado. Por lo tanto, deberás cambiar el estado del pedido a completado y luego hacer click en Actualizar.

Pero si tienes varios pedidos sobre los que realizar la misma acción, puedes gestionarla directamente utilizando las Acciones en lote del listado de pedidos. Bastará con que selecciones aquellos pedidos que quieres cambiar de estado a través del check que encontrarás a su izquierda. Elegir el estado al que quieras cambiarlos en el desplegable Acciones en lote y hacer click en el botón Aplicar.

Si vas a cambiar el estado de varios pedidos, puedes hacerlo en una sola acción a través de las Acciones en lote de WooCommerce
Si vas a cambiar el estado de varios pedidos, puedes hacerlo en una sola acción a través de las Acciones en lote de WooCommerce.

Reembolso de pedidos

Aunque en su mayor parte, gestionar tus pedidos en WooCommerce significa enviar los productos y marcar los pedidos como completos. En ocasiones también tendrás que reembolsar el importe de algún pedido. Para hacerlo, sólo tienes que seguir los siguientes pasos:

Dentro de los Detalles de cualquier pedido, en su parte inferior encontrarás el desglose de los artículos comprados, cantidades, impuestos, etc. En la parte inferior de esta metabox encontrarás el botón Reembolso con el que podrás realizar la devolución de tu pedido. Al hacer click sobre él, aparecen las siguiente opciones:

La gestión de devoluciones de pedidos se realiza a través de la opción Reembolso de WooCommerce
La gestión de devoluciones de pedidos se realiza a través de la opción Reembolso de WooCommerce.
  • Reponer artículos reembolsados: al marcar este check, los artículos del pedido se incorporarán de nuevo al inventario de productos.
  • Cantidad ya reembolsada: indica el importe que ya ha sido devuelto al cliente. Útil para conocer si ya has hecho una devolución parcial del pedido.
  • Total disponible para reembolso: indica la diferencia del importe que puedes devolver al usuario.
  • Cantidad reembolsada: campo en el que deberás introducir el importe que quieres devolver al cliente.
  • Motivo del reembolso (opcional): campo para indicarle al cliente el motivo de la devolución. Es un campo opcional. Pero lo que escribas aquí se incluirá en la notificación de devolución que WooCommerce le enviará al usuario.
  • Reembolsar 0,00€ manualmente: este botón completa la devolución en WooCommerce y lanzará la notificación al cliente. Pero no devolverá ningún importe al usuario. Para ello, deberás dirigirte a la pasarela de pago en la que el cliente realizó la transacción y hacer la devolución de forma manual.
  • Reembolsar 0,00€ mediante Stripe: algunas pasarelas de pago automáticas como Stripe permiten hacer devoluciones directamente desde WooCommerce. Al hacer click sobre este botón, WooCommerce se conectará a Stripe y realizará la devolución. Y a continuación notificará al cliente que el reembolso se ha ejecutado correctamente. Como ves, es una forma muy útil y óptima para no perder tiempo en la gestión de tu tienda online.

Resumiendo…

Si has llegado hasta aquí… ¡Enhorabuena! A partir de ahora no tendrás ningún problema a la hora de gestionar tus pedidos en WooCommerce. Como ves, la gestión de pedidos se basa en controlar el estado de todos tus pedidos para que tus clientes estén informados en todo momento.

WooCommerce te brinda una gran cantidad de herramientas con las que realizar esta tarea de forma fácil y rápida. De todas formas, si tienes cualquier duda o pregunta, ya sabes que puedes contactar conmigo para resolverla. Y si lo que te quita el sueño es cómo mantener tu tienda online actualizada y segura, puedes dormir tranquilo con mi servicio de mantenimiento WooCommerce.

En la próxima entrega veremos los informes de WooCommerce. Una funcionalidad con la que podrás tener una visión rápida y sencilla de cómo marcha tu tienda online. Hasta entonces… ¡nos vemos entre pedidos! 😉

 

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