Si el correo electrónico es vital para ti, hoy te explico cómo gestionarlo de forma profesional con Newton, mi bandeja de correo definitiva.

Como cada jueves, seguimos con el repaso de mis herramientas de trabajo principales. Y hoy, vamos a hablar del correo electrónico. Seguro que ya estás pensando que este tema ya lo abordamos hace unas semanas cuando veíamos cómo trabajar con G Suite. Y es así, al menos en parte, en mi caso. Como ya te comentaba en el anterior post, con G Suite puedes gestionar tu correo corporativo de forma muy eficaz. Puedes incluir tantos alias como necesites para gestionar todas tus cuentas de correo desde la misma bandeja de entrada de G Suite… Pero, ¿qué pasa si alguna de tus cuentas corporativas (tipo Exchange) no admite la sincronización con G Suite? Pues, que seguramente te pasará como a mí. Que tenía todas mis cuentas en G Suite menos esas otras cuentas corporativas Exchange. Por lo que no había forma de unificar las bandejas de entrada.

Hasta que probando distintas soluciones un día descubrí Newton, y desde ese día todas mis cuentas de email están en un único punto de encuentro. Así que una de las razones por las que utilizo Newton a diario es que ya no tengo que entrar en distintas bandejas para gestionar distintos correos. Lo que supone un gran ahorro de tiempo y de trabajo. Además, su diseño minimalista hace que gestionar el correo sea muy cómodo y rápido. Olvídate de menús y complicadas opciones. Al final, como en todo, menos es más.

Pero aparte de tener todas las bandejas de entrada unificadas, que hay otras opciones en el mercado que también lo hacen, hay otra serie de características que han hecho que su uso me sea ya imprescindible. ¡Vamos con ellas!

Confirmación de lectura

¿Cómo gestionar tu correo de forma eficiente con Newton? - Confirmación de lectura
El píxel de seguimiento te permite saber quién ha leído tu email, cuándo y cuantas veces.

Quizá sea la opción que más me gusta de Newton, por el gran número de veces que me resulta útil. ¿Cuántas veces has mandado un presupuesto y tienes la duda de si tu cliente lo habrá visto? Con esta característica se acabaron las dudas. Cada vez que la activas antes de enviar un correo, Newton inserta un píxel de seguimiento invisible dentro del propio cuerpo del mensaje. Y cada vez que el mensaje se abre, te envía una notificación push de que el destinatario ha visto el correo. Esta notificación te llega tanto a la aplicación de escritorio como a la aplicación de tu dispositivo móvil.

Por lo que ahora ya sabrás cuando se leen tus correos, desde dónde y quién los lee… Porque más de una vez me ha pasado de enviar un email con el pixel de seguimiento y descubrir a través de las notificaciones que se ha reenviado a distintas personas… A veces, puede llegar a ser muy divertido. 😉

Repetir emails

La opción de repetir o posponer un email es bastante útil para tu gestión del tiempo personal. ¿Cuántas veces has recibido un email que no puedes contestar en ese momento? Como yo, imagino que muchas. Con esta opción, puedes indicarle a Newton cuando quieres que te vuelva a ‘enviar’ ese correo. Dentro de unas horas, mañana por la mañana, el lunes por la mañana… como prefieras, tú puedes configurarlo con las opciones que más se repitan en tu caso.

¿Cómo gestionar tu correo de forma eficiente con Newton? - Posponer emails
Opciones para posponer un email en tu bandeja de entrada.

Lo destacable de esta opción es que cuando pospones un correo, por ejemplo para el lunes por la mañana (porque estás esperando algún dato para contestar a esa persona), el correo desaparece de tu bandeja de entrada. Por lo que ya no te creará más interrupciones. Pero, ¿a dónde ha ido a parar el correo? ¿qué pasará el lunes por la mañana? Pues muy fácil, el lunes por la mañana, a la hora que tengas configurada la opción ¡Magia! Aparecerá de nuevo el mismo email, como si lo acabaras de recibir… ¿no es genial?

Enviar más tarde

¿Cómo gestionar tu correo de forma eficiente con Newton? - Enviar luego
Retrasa el envío de tus correos al momento adecuado.

Si eres de los que como yo, contestan muchos emails, esta opción te va a encantar. Te vas a sentir identificado enseguida. Y te pongo un ejemplo. Arrancas la mañana contestando los correos que tienes pendientes. Imagina que tienes unos 50 emails para contestar. A medida que vas contestando correos, los vas enviando. Es decir, abres un correo, preparas la respuesta y la envías. Y al cabo de unos minutos de haber empezado, te empiezan a llegar las respuestas a las contestaciones que acabas de enviar… ¡Y se genera un bucle que no termina nunca! ¡Madreeee!

Si te resulta familiar esta situación, déjame decirte que yo hace tiempo que terminé con ella. ¿Cómo? Con la función de ‘Enviar luego’. Ahora voy contestando los mismos correos que tenía antes. Pero en vez de enviar la respuesta inmediatamente, programo la salida de todos los correos a una hora concreta. Por ejemplo a las dos de la tarde (salvo que sea algo muy urgente).

Y así, cuando vuelvo a mirar la bandeja de entrada a las cuatro de la tarde, casi todo el mundo que tenía que responder ya lo ha hecho. Y vuelvo a empezar el proceso. Contesto cada correo, programando de nuevo la salida de las respuestas a última hora de la tarde. Y de este modo, entre cada horario de gestión del correo electrónico tengo tiempo de hacer las tareas que tenga calendarizadas sin que el email me interrumpa constantemente. Además, si alguien te vuelve a escribir antes de que se haya enviado tu respuesta programada, Newton pausa la salida de tu respuesta hasta que compruebes ese nuevo correo y decidas en consecuencia.

Deshacer el envío

Si alguna vez te has llegado las manos a la cabeza cuando acabas de mandar un email, seguramente habrá sido porque en ese mismo momento te acabas de dar cuenta de que has metido la pata. Desde enviar un correo a la persona equivocada, enviar el correo sin el adjunto, o darte cuenta de algún error ortográfico en el mensaje que no habías visto con las ‘prisas’. Otra de las opciones de Newton que uso a veces es ‘Deshacer el envío’. Lo que te puede salvar de alguna situación desagradable… Sobre todo si a menudo se te suele colar ‘Un salido’ en lugar de ‘Un saludo’… :p

Perfil del remitente

La opción del perfil del remitente te muestra los datos de la persona que te ha enviado dicho correo electrónico. No es una funcionalidad vital, pero siempre es bienvenida toda la información que podamos tener de nuestros usuarios.

¿Cómo gestionar tu correo de forma eficiente con Newton? - Perfil del remitente
Vista de la información del remitente.

El funcionamiento es muy sencillo. Newton busca la el email del remitente en los datos de LinkedIn, Facebook, Twitter y te devuelve la información que encuentra. Mostrando su foto, cargo, organización, ubicación, y el enlace a sus perfiles de LinkedIn, Facebook, Twitter, etc. Su funcionamiento es muy similar a Rapportive. Una extensión para Google Chrome que te brinda estos mismos datos en tu bandeja de Gmail o G Suite.

Conexión con apps de productividad

Si eres de los que utilizas herramientas de productividad para mejorar tu gestión del tiempo, Newton te permite añadir aquellos correos electrónicos importantes a tu aplicación de productividad favorita. Tienes conexiones disponibles con: Todoist, Evernote, OneNote, Pocket, Trello, Wunderlist, Instapaper, Zendesk, Salesforce y Asana.

Tidy Inbox

La última opción que han incorporado ha sido la limpieza automática de newsletters y todo tipo mensajes de redes sociales de tu bandeja de entrada. Si te pasa como a mi, que estás dado de alta a múltiples newsletters, seguramente tu bandeja de entrada puede alcanzar un volumen ingobernable.

Esta característica crea dos carpetas de ‘Baja prioridad’ (Newsletters y Redes sociales) en cada cuenta de correo que actives esta característica. Con lo cual, cada vez que recibas un nuevo email de estas categorías no entrará en la bandeja de entrada. Sino que entrará directamente en estas carpetas (los email de este tipo que ya tengas en la bandeja de entrada no se moverán). Y del mismo modo, si Newton te mueve algún mensaje a las carpetas de baja prioridad que no quieras, tan sólo tienes que moverlo a la bandeja de entrada. De esto modo estarás entrenando a Newton para que haga lo mismo con los emails similares en el futuro.

Resumiendo…

Todo lo anterior está muy bien, pero ¿merece realmente la pena? Pues aparte de todas las características que ya he explicado, aquí van mis razones para usarlo a diario:

  • Te permite sincronizar, unificar y recibir notificaciones push instantáneas para todos los tipos de correo electrónico. Incluye Gmail, Hotmail, Exchange, Yahoo Mail, iCloud, Google Apps, Office 365 y cualquier cuenta IMAP.
  • Es una solución multiplataforma. Da igual si eres de Android o iOS, de Mac o de Windows. Newton está preparado para dispositivos iOS (iPhone/iPad), dispositivos Android, y versiones de escritorio para Mac OS X y Windows. Por lo que tener todo tu correo sincronizado en todos tus dispositivos ya es posible con una sola aplicación.
¿Cómo gestionar tu correo de forma eficiente con Newton? - Multiplataforma
Newton es una aplicación multiplataforma válida para todos tus dispositivos.
  • Su precio. Si el correo electrónico es una herramienta fundamental de trabajo para tu proyecto, creo que el coste de dos cafés al mes es una inversión pequeña. Sobre todo si lo comparas con las horas de trabajo que vas a poder optimizar en la gestión del correo electrónico. ¿No crees? Newton es una herramienta que te puedes descargar gratuitamente en todos tus dispositivos. Pero el acceso a casi todas las funcionalidades principales que hemos visto es de pago. Puedes probar todas sus características gratis durante 14 días. Su coste anual es de 49,99$ al año, lo que supone un gasto mensual de unos 4$ al mes. Un pequeño gasto por una herramienta que seguramente vayas a utilizar docenas de veces todos los días…

Así que ahora ya sabes cómo gestiono mis cuentas de correo de la forma más eficiente que he encontrado hasta ahora. Pero si conoces o utilizas otra herramienta similar, ¡dímelo para que pueda probarla! Ya sabes que siempre estoy abierto a probar nuevas herramientas. Así que si conoces alguna aplicación como Newton puedes ponerte en contacto conmigo para comentarla y cambiar impresiones contigo. Y recuerda, si ves que mi respuesta tarda en llegar, seguramente será porque está programada para salir en la siguiente remesa de envíos… 😉

 

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