Si quieres saber cómo puedes ahorrar tiempo, ser más eficiente y mejorar tu productividad con Google Drive, hoy vemos todas sus aplicaciones y opciones de sincronización. ¡Porque trabajar online, nunca ha sido más fácil!

Hace unas semanas ya comentamos las ventajas que te ofrece GSuite como entorno de trabajo en la nube. Hoy vamos a ver con detalle, la aplicación que sirve como núcleo del resto de aplicaciones del ecosistema Google. Google Drive, la aplicación que puede hacer mejorar tu productividad de forma fácil, rápida y barata. ¡Veámos como!

Razones para usar Google Drive

Lo primero de todo, es ver en qué consiste Google Drive. Seguramente ya conozcas Google Drive, ya que la mayor parte de los usuarios que tienen una cuenta de Gmail, han utilizado Google Drive de forma puntual. Y, aunque muchos usuarios creen que Drive es solamente un disco duro virtual en el que almacenar sus archivos (que lo es), Drive te ofrece una serie de servicios complementarios que hará que se convierta en tu nueva suite de ofimática. Sí, como lo oyes, una suite de ofimática. Y esta es la primera de las características de Drive que harán mejorar tu productividad.

Una suite ofimática completa

El core de Drive acoge cinco herramientas con las que podrás trabajar a diario. Éstas son:

  • Documentos: un procesador de textos similar a Word o Pages con el que podrás realizar cualquier documento que necesites. De hecho, el artículo que estás leyendo lo he redactado en Documentos de Drive.
Crea y edita tus documentos desde cualquier dispositivo
Crea y edita tus documentos desde cualquier dispositivo.
  • Hojas de cálculo: si eres usuario habitual de Excel podrás sustituirlo perfectamente por las hojas de cálculo de Drive. Desde hace dos años que migré todos mis archivos a Drive, tan sólo he tenido problemas con un archivo de Excel. Y es una tabla dinámica de Excel que pesa unos cuantos cientos de megas… Pero a diario puedo trabajar sin problema con cualquier dato en las Hojas de cálculo de Drive, incluyendo tablas dinámicas.
Con las hojas de cálculo de Drive podrás realizar cualquier tipo de cálculo, incluyendo tablas dinámicas
Con las hojas de cálculo de Drive podrás realizar cualquier tipo de cálculo, incluyendo tablas dinámicas.
  • Presentaciones: si no eres de datos y lo tuyo es más visual, ningún problema. Dispones de Presentaciones, una completa aplicación similar a PowerPoint o Keynote con el que elaborar tus propias presentaciones de diapositivas.
Diseña presentaciones de diapositivas profesionales disponibles en cualquier dispositivo y lugar con Presentaciones de Drive
Diseña presentaciones de diapositivas profesionales disponibles en cualquier dispositivo y lugar con Presentaciones de Drive.
  • Formularios: otra de las herramientas que cada vez se usa más en las empresas son los Formularios de Drive. Seguramente hayas completado alguno como usuario. Y es que, en aquellos casos que, por ejemplo, quieres realizar una encuesta a tus usuarios y no quieres o no sabes pelearte con un plugin como puede ser Gravity Forms, puedes crear tu encuesta cómodamente con un Fomulario de Drive. ¿Ventaja? Que cada vez que un usuario completa el formulario, todos los datos se van colocando en sucesivas filas de una hoja de cálculo de Drive. Por lo que tienes tabulados todos los datos desde el minuto cero.
Realiza todo tipo de encuestas con los Formularios de Google Drive
Realiza todo tipo de encuestas con los Formularios de Google Drive.
  • Dibujos de Google: si alguna vez te has entretenido con el Paint, esta aplicación de Google te resultará muy familiar. Con ella podrás crear dibujos, diagramas o gráficos que luego podrás compartir o insertar de forma fácil en cualquier otro archivo de Drive.
  • Y más de 100 extensiones: si lo anterior, te ha parecido poco, aún puedes complementar las funciones de las aplicaciones de Drive con más de 100 extensiones. Con las que podrás sacar el máximo partido a tu contenido.

Como puedes ver, estas cinco herramientas te permiten trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con tan solo una conexión a Internet. Esta versatilidad te va a permitir el olvidarte para siempre de discos duros portátiles, pendrives, etc.

A partir de ahora, puedes tener todos tus archivos centralizados en un único punto (tu Drive de Google) y trabajar desde cualquier equipo directamente sobre ellos. Por lo que todos tus dispositivos estarán siempre sincronizados, y esto mejorará tu productividad… ¡y mucho! ¿Cuántas veces has tenido que mover un archivo de un ordenador a otro para poder trabajar? Si tu respuesta es afirmativa, deberías empezar a pensártelo. 😉

Crea y comparte en equipo

Tanto si trabajas tú solo desde tu casa, como si trabajas con un equipo de personas en una gran compañía, esta característica de Drive te encantará. ¿Cuántas veces has tenido que recurrir a un WeTransfer o incluso grabar en un soporte físico tus archivos para enviárselos a alguien? ¿Y si a partir de ahora pudieras enviar un enlace directo al archivo que está en tu Drive? Seguro que empiezas a ver todas las posibilidades que esto conlleva y el ahorro de tiempo que produce en el día a día.

Con Drive, tú eres el que eliges a quién conceder acceso a tus archivos y el permiso de edición que otorgas en cada caso.

Con Drive tú puedes elegir con quién compartes tus archivos y el permiso de edición que quieres asignar a cada uno de ellos
Con Drive tú puedes elegir con quién compartes tus archivos y el permiso de edición que quieres asignar a cada uno de ellos.

Y seguro que estarás pensando… ¡Vale Ángel! Pero esto mismo lo puedo hacer con Dropbox o Box… Y sí, en efecto. Compartir archivos se puede hacer desde muchas otras plataformas. Pero ninguna hasta la fecha permite que distintos usuarios puedan trabajar en el mismo archivo a la vez. ¡Cómo lo oyes! Uno, dos, veinte usuarios… ¡Da igual!

Si tú concedes acceso con edición a los usuarios que elijas, todos ellos pueden entrar en el documento y editarlo a la vez. Incluso pueden estar escribiendo en la misma página o en la misma línea.

Esta solución siempre se la planteo a mis alumnos para hacer sus trabajos en grupo, y están encantados. Ya que ahora ya no dependen de alguien que junte las distintas partes del trabajo. Si no que ahora, pueden entrar cada uno en el archivo cuando quiera, y hacer su correspondiente apartado. Y esto, es cocreación en estado puro.

El almacén para todos tus archivos

Si al principio de este artículo veíamos que muchos usuarios tan sólo conocen Drive como un disco duro virtual, es porque en origen lo era. Hoy sigue siendo ese disco virtual, pero complementado con todas las aplicaciones que hemos visto hasta ahora.

Pero otra de las características por las que considero que Drive puede mejorar tu productividad es precisamente ésta. Si tienes todos tus archivos en único punto, no perderás tiempo buscando dónde están. Y para ello Drive también tiene características que pueden ayudarte. Por ejemplo:

  • Almacena todo lo que necesites: y doy fé de ello. Que tengo desde instalaciones de WordPress en local con cientos de archivos hasta archivos de Photoshop o Illustrator de varios gigas de tamaño. Con Drive puedes almacenar cualquier archivo que necesites, independientemente de su tamaño. Teniendo en cuenta, eso sí, el espacio que tengas disponible. Si tienes una cuenta de Gmail gratuita dispondrás de 15 Gb, mientras que si tienes una cuenta de GSuite puedes disponer de 30 Gb, 1 Tb o incluso almacenamiento ilimitado.
  • Seguridad, mucha seguridad: Drive es seguro, muy seguro de hecho. Todos tu archivos en Drive estarán siempre a salvo con independencia de lo que le ocurra a tu dispositivo. Además, Drive utiliza cifrado SSL, por lo que todas las transferencias de archivos entre tus dispositivos están protegidas.
  • Haz búsquedas avanzadas: si alguna has pasado una hora buscando un archivo en tu equipo que estaba más escondido de lo que pensabas, Drive te va a encantar. Con la búsqueda avanzada de Drive podrás encontrar el archivo que buscas en segundos. Ya que incluso es capaz de reconocer objetos en imágenes y texto en los documentos.
  • Puedes trabajar sin conexión: en Drive puedes hacer que tus archivos estén disponibles sin conexión para poder verlos o editarlos cuando tu dispositivo no está conectado a Internet. De este modo, puedes trabajar en cualquier lugar y condición. Y una vez que vuelvas a estar conectado, los cambios se sincronizarán automáticamente. ¿No es genial?
  • Control de versiones anteriores: en Drive es posible retroceder en los cambios que has realizado hasta 30 días en la mayoría de los tipos de archivo. De este modo puedes ver fácilmente quién ha realizado cambios, e incluso, volver a una versión anterior del documento en cuestión. Así de simple, así de fácil.

Como ves, las razones para utilizar Drive y mejorar tu productividad como hemos visto, son muchas. Pero a partir de aquí, hay dos formas de sincronizar los archivos almacenados en tu Drive y tus dispositivos. Y, aunque las dos vías producen el mismo resultado, su funcionamiento es distinto y tienen diferentes ventajas e inconvenientes. Veamos con detalle cada una de ellas.

Copia de seguridad y sincronización de Google Drive

La primera de las opciones que tienes para sincronizar tus archivos con el Drive de Google es a través de su herramienta de Copia de seguridad y sincronización.

Con esta aplicación puedes elegir qué carpetas de tu Drive quieres sincronizar con tu equipo. Por lo que para hacer la sincronización deberás contar con espacio equivalente en tu equipo al de los archivos a sincronizar.

Selecciona las carpetas que quieres sincronizar en tu equipo. Recuerda que estas carpetas se descargarán en la carpeta Google Drive que se instalará en tu equipo
Selecciona las carpetas que quieres sincronizar en tu equipo. Recuerda que estas carpetas se descargarán en la carpeta Google Drive que se instalará en tu equipo.

De este modo, la aplicación crea una carpeta Google Drive en tu equipo en la que se guardan los archivos sincronizados con tu Drive. Así, puedes editar cualquier archivo de esta carpeta con la aplicación nativa de tu equipo y guardar los cambios una vez hayas terminado. Cuando esto se produce, la aplicación de Copia de seguridad y sincronización detecta los cambios en el archivo correspondiente de la carpeta Google Drive de tu equipo y lo sube para que la copia en Drive esté sincronizada.

La ventaja de este sistema es que siempre dispones de una copia en tu equipo de las carpetas que indiques, por lo que el acceso y la edición de los mismos es similar a cualquier otro archivo de tu equipo. Además, puedes trabajar sin conexión con cualquiera de los archivos que se encuentran en la carpeta Google Drive de tu equipo. Ya que la aplicación sincronizará todos los cambios con Drive una vez que vuelvas a tener conexión. Pero, por contra, vas a necesitar tantos gigas libres en tu equipo como archivos quieras sincronizar, por lo que si el espacio disponible es un problema en tu caso, quizá no sea una buena solución para ti. Si es este tu caso, quizá te interese la siguiente aplicación.

File Stream de Drive

En los últimos meses, Google ha lanzado la aplicación File Stream de Drive. Esta nueva aplicación sólo está disponible para cuentas GSuite, y a diferencia de la aplicación de Copia de seguridad y sincronización, File Stream realiza sincronización en tiempo real con tu Drive. ¿Qué quiere decir ésto? Muy simple. A diferencia de la anterior aplicación, que necesitabas descargar los archivos sincronizados en tu equipo, con File Stream no es necesario. File Stream monta tu Drive como una unidad en red en tu sistema, por lo que accedes directamente al archivo que está alojado en tu Drive de Google.

Por tanto, si copias o modificas el archivo, lo haces directamente sobre la copia en la nube. Así que, la gran ventaja de esta aplicación es que ya no necesitarás tener en tu equipo una copia del contenido sincronizado. Pero por contra, necesitarás tener una muy buena conexión a internet para que tanto el tráfico de bajada como el de subida se produzca a muy alta velocidad.

Por lo que, si no dispones de una conexión de fibra simétrica de bastantes megas, o si los archivos que vayas a editar tienen muchos megas, quizá no sea una solución muy práctica por los eternos lags que se pueden producir mientras File Stream descarga y sube el archivo para poder editarlo al vuelo.

¿Qué método es mejor? Pues como siempre… ¡Depende!

Si no tienes problemas de espacio, tu conexión no es muy potente o a veces tienes problemas para conectarte, la solución pasa por utilizar la aplicación de Copia de seguridad y sincronización de Google Drive.

Por otra parte, si tienes espacio limitado en tu disco duro, pero tienes una conexión de fibra potente, puedes permitirte sin problemas la sincronización al vuelo que realiza File Stream.

Al final, el resultado de usar cualquiera de las dos aplicaciones será el mismo, trabajar con todos tus archivos en Drive, lo que te permitirá mejorar tu productividad por todas las características que hemos visto en este artículo.

Resumiendo…

Hay poderosas razones para dar el salto definitivo a Drive. Quizá pueda plantearte dudas al comienzo, pero una vez que comiences a utilizarlo, no querrás otra cosa. Mi recomendación, es que empieces cuanto antes.

Y para evitar duplicidad de archivos, y la desorganización que conlleva. Te recomiendo que subas todos tus archivos a Drive ¡sin excepción! Una vez lo hayas hecho, ya puedes eliminarlos de todos tus dispositivos. Ahora, sólo tienes que escoger uno de los métodos de sincronización que hemos visto según tus preferencias y sincronizar tus dispositivos con tu Drive. Así de fácil, así de simple. Y si quieres ir todavía más allá… elimina de tus equipos aquellas aplicaciones que no necesitas como Word, Excel, PowerPoint, etc. De este modo, tu curva de aprendizaje y tiempo de adaptación será menor.

Por último, si tienes cualquier duda o pregunta sobre Google Drive, o quieres que revise alguna aplicación en detalle a través de un videotutorial, puedes contactar conmigo para enviarme tu feedback. Ahora, está en tu mano dar el paso para mejorar tu productividad, ahorrar tiempo y cocrear con las herramientas que Google Drive pone a tu disposición… ¿A qué estás esperando? 😉

 

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